Частые ошибки при планировании конференций
Конференция - распространенный формат общения в корпоративной сфере, позволяющий отслеживать новые технологии и идеи на рынке. Организация подобного мероприятия - очень сложное занятие, особенно для человека, не имеющего опыта в такой области. Какие же ошибки люди чаще всего допускают при планировании конференции?
Что часто не учитывают организаторы?
Одна из наиболее распространенных проблем - недостаточное привлечение посетителей, из-за чего мероприятие легко может сорваться. Чтобы избежать этого, лучше всего организовать регистрацию участников через группу в социальных сетях. Это позволит постоянно быть с ними на связи и осуществлять рассылку напоминаний, промо-материалов и прочей информации, чтобы они не забыли о конференции или заинтересовались ей и точно пришли.
Также неопытные организаторы часто надеются, что их дело ограничивается лишь сбором посетителей и спикеров, а дальше все пойдет само собой. В результате конференция проходит хаотично и малоэффективно. Чтобы избежать этого, нужно заранее разработать четкую программу мероприятия. Необходимо тщательно продумать формат и продолжительность выступлений, согласовать со спикерами темы и основные тезисы их докладов, утвердить порядок ответов на вопросы аудитории и дресс-код и т. д. Только в этом случае можно быть уверенным, что мероприятие пройдет по плану, а посетители останутся довольны.
Не стоит объединять конференцию с фуршетом. В ином случае посетители не смогут полноценного сосредоточиться ни на еде, ни на докладах спикеров. Разумнее строго разграничить этапы мероприятия и проводить фуршет только после окончания конференции.
Еще одна распространенная ошибка - отсутствие достаточного уровня информирования. Посетители, которых на мероприятии подавляющее большинство, будут теряться в догадках, где находится туалет или когда будет выступать интересующий их спикер. Для предотвращения подобных ситуаций следует установить стойку ресепшена и посадить за нее человека, который будет отвечать на вопросы, и обязательно освобожденного ото всех других обязанностей.
Чтобы конференция прошла успешно, обратитесь за помощью в нашу компанию. Мы предлагаем конструктор приложений для любых мероприятий. С помощью программы вы сможете быстро информировать участников.